Problemas de produtividade com e-mail? Saiba como resolver

Entre as ferramentas de comunicação modernas, poucas são tão populares como o e-mail. Criados há mais de 30 anos, os serviços de envio e recebimento de mensagens eletrônicas permitem que empresas se comuniquem com agilidade e segurança, seja em um telefone ou computador.

No ambiente corporativo, o e-mail tornou-se crucial para que vários processos fossem executados com eficiência. Da marcação de reuniões ao envio de arquivos, os sistemas de e-mail se integraram ao dia a dia do profissional moderno, independente de sua área de atuação. Apesar disso, utilizada em grande quantidade, a caixa de entrada por tornar-se rapidamente uma ferramenta para capturar um precioso tempo do usuário.

Diante disso, manter uma caixa de entrada bem organizada é fundamental para ter o máximo de produtividade com e-mail. Quer saber como isso pode ser feito? Então veja as nossas 4 dicas a seguir!

1. Utilize a resposta automática

A resposta automática é uma estratégia utilizada por vários profissionais, especialmente em períodos de férias e em momentos de baixa disponibilidade. Ela pode ser adotada por pessoas que possuem uma caixa de entrada com alto fluxo de mensagens e que necessitam de uma resposta rápida. Assim, é possível direcionar o remetente para canais de contato direto, melhorando a troca de informações e tornando os fluxos de comunicação mais simples.

2. Crie filtros de conteúdo para ter mais produtividade com e-mail

A criação de filtros de conteúdo torna a caixa de entrada mais limpa e otimiza as rotinas de leitura de resposta de e-mails. Essa estratégia pode ser adotada por meio de duas frentes. Em uma, são criadas pastas para priorizar conversas de acordo com o seu nível de importância. Na outra, filtros automáticos são criados para direcionar mensagens de acordo com o seu tema.

A manutenção de "pastas temáticas" reduz a quantidade de e-mails de newsletters e com baixa prioridade que ficam parados na caixa de entrada do usuário. Além disso, priorizando conversas, é possível manter um fluxo de respostas mais ágil e eficaz. Dessa forma, o profissional consegue atender a todas as suas demandas diárias sem ser interrompido constantemente por novos alertas de e-mail.

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