Conheça o PDTI e aprenda a montá-lo!

O plano diretor de TI é um plano que geralmente cobre a evolução da tecnologia da informação em uma empresa ao longo de um período de alguns anos. Seu objetivo é estabelecer e determinar o caminho e as etapas necessárias para se deslocar da situação atual — em termos de hardware, redes e sistemas — para atender a requisitos de TI avançados.

PDTI é um recurso que as empresas têm para otimizar a gestão e antecipar o futuro. Ele orienta e prioriza todas as atividades e projetos de TI necessários para atender ao plano estratégico da empresa e suas necessidades comerciais. E também permite uma estimativa aproximada das necessidades de recursos financeiros e humanos para sua adoção.

Um bom PDTI deve também preestabelecer o ROI de sua implementação. Conheça melhor o plano diretor de TI, seus benefícios e como executá-lo no artigo a seguir.

O que é o plano diretor de TI?

Os planos diretores são declarações tangíveis, e muitas vezes visíveis, de onde a sua tecnologia está agora, o que deveria ser feito no futuro e o que é necessário para se chegar lá. Enquanto os processos para o seu desenvolvimento variam, planos diretores são mais bem-sucedidos quando representam uma visão que reúne as preocupações e recomendações dos diferentes grupos de interesse para criar uma onda de apoio comunitário.

Alguns planos diretores de TI são menos detalhados que outros, já que, em alguns casos, uma visão ou conceito pode ser mais adequado ou desejável. Bons planos diretores de TI, todavia, sempre são flexíveis e envolvem a comunidade e outras partes interessadas desde o início, dando ao plano uma base legítima e uma melhor chance de se concretizar.

Embora as circunstâncias variem de empresa para empresa, a decisão de desenvolver um plano diretor é muitas vezes determinada pela necessidade de compreender as condições atuais da TI, gerar e desenvolver interesse e participação da equipe, criar uma visão nova e comum para o futuro da tecnologia em uma empresa e desenvolver um conjunto claro de recomendações e uma estratégia de implementação.

O que inclui um plano diretor de TI?

Planos diretores incluem informações sobre o histórico da TI, o contexto em torno de seu desenvolvimento e as mudanças que ocorreram até o presente. As condições de instalações, recursos e pessoal são descritas e avaliadas. E os usuários finais são entrevistados a fim de se entender quem são, o que precisam e quais necessidades sentem.

É a análise das condições existentes na TI e as características de seus usuários que geralmente levam ao desenvolvimento de uma visão para o futuro que inclui recomendações, planos, projetos e estratégias. Por isso é importante conhecer bem o cenário atual para traçar o PDTI.

Quais são os benefícios de um plano diretor de TI?

As principais organizações empregam melhores práticas para estabelecer estratégias de longo alcance a fim de se concentrar no desenvolvimento e sustentabilidade de suas estruturas. Elas fazem isso com auxílio de um plano diretor.

Um plano diretor é um modelo para a futura expansão de qualquer departamento, como a TI, e deve estar diretamente vinculado às metas e ao planejamento do negócio principal. Por causa disso ele identificará as necessidades organizacionais para o futuro e deverá ser atualizado regularmente, à medida que as condições de negócios evoluem.

Um plano diretor de TI é importante porque proporciona as bases para o investimento de longo prazo, o desenvolvimento de ativos físicos, a avaliação de regulamentos e normas, a identificação de áreas que precisam de investimento e a priorização das necessidades gerais.

Empresas que não incorporam um plano diretor de TI correm o risco de cair em atrasos de manutenção e de falhar na hora de se preparar para grandes mudanças na estratégia principal de negócios.

Como criar um plano diretor de TI?

Fazer um plano ajuda os líderes a prestarem atenção ao todo na hora de tomar decisões. Mas isso exige uma cultura que valorize as habilidades de planejamento e organização. Abaixo estão os passos necessários na criação bem-sucedida de um plano diretor de TI.

Identifique os fatores críticos para o sucesso

Fatores críticos para o sucesso são um conjunto de declarações concisas que representam o que a organização deve fazer para alcançar sua missão. Essa lista deve ter no máximo oito itens, cada um expressando um único tema.

Eles não devem ser pensados como ações, já que juntos representam as condições que, se alcançadas, garantirão que a organização atinja o máximo de sucesso sem perder o foco em sua missão.

Aponte ações iniciativas

Ações iniciativas são tarefas específicas que devem ser realizadas para alcançar os fatores de sucesso crítico. Elas definem o modo de cumprir a missão da organização e devem ser diretamente gerenciáveis e mensuráveis.

Cada uma precisa ter impacto sobre pelo menos um dos fatores críticos de sucesso e elas são os meios pelos quais a organização pode atingi-los.

Defina responsabilidades

Uma vez que objetivos e ações foram definidos é necessário estabelecer a responsabilidade sobre cada item. O responsável deve ser um membro da equipe de gerenciamento que assume uma iniciativa em particular.

Ainda que todo o time compartilhe essa responsabilidade e participe até certo ponto de seu sucesso, essa pessoa deve certificar-se de seu cumprimento.

Estabeleça métricas

Embora a responsabilidade primária resida com um membro da equipe de liderança, todos continuam a compartilhar o compromisso quanto ao processo. Uma maneira para garantir isso é quantificando condições e parâmetros sobre os quais eles possam se orientar.

Afinal, muitas iniciativas serão transferidas pelo líder para uma equipe de projeto e quando ela recebe uma definição de seu propósito, prazos e recursos os resultados tendem a ser melhores.

A definição de um plano diretor de TI leva algum tempo para se executar, mas traz disciplina ao negócio. O plano ajuda a definir o trabalho central das equipes, seus objetivos e atividades, contextualiza o negócio e faz com que membros de todos os níveis da organização coordenem seu trabalho e gastem seu tempo em tarefas de alto valor agregado.

A falta de um plano diretor resulta em um círculo vicioso do qual a fuga é muito difícil. Quanto menos as pessoas se planejam, mais uma atmosfera de caos e urgência reina. E quanto mais urgência e caos as pessoas experimentam, mais difícil torna-se tomar tempo para se planejar. A consequência é seguir sempre atacando os sintomas, deixando intactas as causas dos problemas na sua TI.